gmail

Gmail-мастер, или как навести порядок в почтовом ящике Google: 5 советов

Инструкции, советы и секреты

Наведение и поддержание порядка в своем почтовом ящике порой становится настоящей проблемой. Вы можете приложить немало усилий, чтобы удалить все ненужное, но уже через месяц оказаться в такой же ситуации. Пересмотрите свой подход к контролю над почтовым ящиком и при возможности, автоматизируйте процесс. Как это сделать, пойдет речь ниже.

gmail

 

1. Используйте ярлыки в Gmail

В Gmail систематизировать письма можно при помощи ярлыков. Они похожи на папки, но преимущество ярлыков в том, что одному письму можно присвоить несколько ярлыков сразу. Каждое утро при проверке почтового ящика и планировании дня вы можете создать несколько основных ярлыков, например, «Сегодня», «Готово», «Ожидает», «Сделать», «Ответить» и присвоить их письмам, требующим какого-либо действия. Кроме того, вы можете классифицировать письма, используя «второстепенные» ярлыки, например, «Отправитель», «Проект/Тема», «Команда» и так далее.

Используйте ярлыки в Gmail

Ярлыки полезны для систематизации сообщений в Gmail, но иногда их сложно прочесть, особенно, если перед глазами находится бесцветная стена писем. В таком случае организовать письма поможет маркировка цветными ярлыками – вы сразу увидите срочные письма.

 

Как создавать ярлыки в Gmail

Создавать ярлыки в Gmail можно из нескольких мест. Например, кликните по пункту Еще в боковом меню.

Как создавать ярлыки в Gmail

А затем нажмите на Создать ярлык.

Как создавать ярлыки в Gmail

Укажите название для нового ярлыка и его расположение (если необходимо), после чего нажмите на кнопку Создать.

Как создавать ярлыки в Gmail

Созданный ярлык появится в боковом меню, где ему можно присвоить собственный цвет.

Как создавать ярлыки в Gmail

 

Как присваивать ярлыки письмам

Выделите письмо галочкой, нажмите на иконку ярлыка в верхнем меню, выберите необходимый ярлык и нажмите кнопку Применить.

Как создавать ярлыки в Gmail

Получится примерно такая картина:

Используйте ярлыки в Gmail

 

ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail аккаунта, на iPhone или iPad.

 

2. Используйте фильтры в Gmail

Создание фильтров или правил позволит вам автоматически сортировать письма в папке «Входящие» по указанным критериям. Для этого откройте меню «Настройки» -> «Фильтры и заблокированные адреса» -> «Создать новый фильтр» и введите необходимые параметры, например: отправитель, получатель, тема, ключевые слова, исключенные ключевые слова, наличие вложения, размер письма в мегабайтах, килобайтах или байтах.

фильтры в Gmail

фильтры в Gmail

Далее укажите адрес электронной почты в поле «От» и нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». У вас есть возможность выбрать один или несколько вариантов действия с письмом: архивировать, пометить звездочкой, присвоить ярлык или удалить.

фильтры в Gmail

Если вы хотите применить фильтр к уже существующим письмам в почтовом ящике, установите флажок у пункта «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем». Далее нажмите «Создать фильтр».

фильтры в Gmail

Фильтры в Gmail также позволяют сортировать рабочие письма. Вы можете создать правила для писем с одного домена; блокировки писем с какого-либо домена; писем, требующих ваших действий перед удалением; автоматического удаления нежелательных сообщений.

ПО ТЕМЕ: 8 возможностей приложения Mail (Почта) на Mac, о которых вы могли не знать.

 

3. Автоматизируйте не только ярлыки

Помимо ярлыков и правил, для автоматизации процессов в почтовом ящике вы можете использовать и другие сервисы, такие как IFTTT. Данный сервис позволяет создавать определенные триггеры в зависимости от добавленных ярлыков. С помощью сервиса можно присваивать ярлыки для задач в Trello или ToDoist, сохранять сообщения в OneNote или Evernote, сохранять рецепты в таблице Google, сохранять вложения из писем в Google Drive и многое другое.

Шаблоны ответов – еще одна полезная функция в Gmail, которая избавит вас от необходимости отправлять одно и то же письмо (ответ) нескольким пользователям. Данная функция позволит сохранить письмо как шаблон ответа и отправлять его снова и снова, без необходимости копировать и вставлять это письмо в новое окно. Для того чтобы воспользоваться функционалом, его нужно включить. Для этого, откройте меню «Настройки» -> «Лаборатория» -> «Шаблоны ответов» (в самом низу), установите галочку напротив пункта Включить и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Шаблоны в Gmail

Для создания шаблона ответа, создайте новое сообщение и нажмите значок стрелки рядом с корзиной, откройте меню «Шаблон ответа» -> «Новый шаблон ответа». Процесс продемонстрирован в видео ниже

Шаблоны в Gmail

Шаблоны в Gmail

 

Шаблоны в Gmail

ПО ТЕМЕ: Размер этого объекта превышает 150 МБ: как обойти это ограничение на iPhone или iPad.

 

4. Избавьтесь от ненужных рассылок

Если папка «Входящие» в почтовом ящике переполнена различными сообщениями, ее чистка займет немало времени. Хотя вы можете автоматизировать процесс сортировки входящих писем, вам все равно нужно разобраться с уже существующим хаосом. Выделите 15-20 минут в день на то, чтобы удалить ненужные рассылки и присвоить ярлыки сообщениям.

Вы можете делать это вручную с помощью поисковой системы Gmail или автоматически, используя сервисы наподобие Unroll.Me. Также для рассылок можно использовать отдельный электронный адрес, чтобы такие сообщения не загромождали ваш основной почтовый ящик.

ПО ТЕМЕ: Медкарта в iPhone: как создать и пользоваться в случае ЧП.

 

5. Как поддерживать порядок в почтовом ящике

После того, как вы потратили немало времени и усилий на чистку почтового ящика, важно поддерживать в нем порядок. Для этого нужно следовать простым правилам:

  • Отключите уведомления социальных сетей.
  • Установите для себя ежедневный лимит времени, которое вы будете проводить за работой с почтой, и не превышайте его. Таким образом вы сможете уделять первоочередное внимание действительно важным письмам.
  • Записывайте причины, по которым вы превысили временное ограничение, проанализируйте их и выделите неважные.
  • Отвечайте на письма только в случае необходимости.

Смотрите также: